Workflows

Ícone iDevice Permissões do Repositório

Para poder utilizar a funcionalidade de workflow do seu repositório institucional deverá organizar a forma como vai atribuir as permissões por cada colecção ou comunidade.

Por um lado deverá existir um conjunto de utilizadores que possam auto-arquivar os documentos numa colecção do repositório. Esse será sempre o ponto de partida na definição de um workflow.


Ícone iDevice Workflows

Podemos distinguir os workflows do repositório em duas vertentes:

- Workflow Simples

É um tipo de workflow muito utilizado que consiste no depósito de um documentos que depois é aprovado por um superior hierárquico ou alguém a quem foi atribuída essa função no seio de um grupo. Pode também ser um a edição de metadados e/ou validação da informação por parte dos Serviços de Documentação. Em alguns casos, o workflow não tem qualquer tipo de validação, sendo que após o auto-arquivo, o documento fica automaticamente disponível. 

- Workflow Complexo

O workflow complexo inclui normalente vários passos distintos até o documento ficar disponível publicamente. Desses passos podemos destacar: Aprovação por pares, Edição de Metadados (ao nível dos Serviços de Documentação) Aprovação Final de um coordenador, etc...


Ícone iDevice Workflows - Do Mais Simples ao Mais Complexo

Apresenta-se agora um esquema que define algumas possibilidades de workflow, da solução mais simples para a mais complexa.

Descrevem-se sumariamente os diferentes workflows apresentados:

  1. É um workflow no qual o único interveniente é o depositante. Após a submissão do documento e finalização do processo de auto-arquivo, o registo fica automaticamente disponível no repositório institucional.
  2. Neste workflow, existe um passo de edição de metadados, normalmente efectuado pelos serviços de documentação da instituição e que permite aumentar a qualidade da descrição dos registos, permitindo dessa forma que sejam mais facilmente encontrados.
  3. Este workflow está condicionado ao Coordenador da colecção/comunidade. Só após a sua aprovação é que o documento passa para a edição de metadados. Nestes casos, o Coordenador poderá ser (ou não) um superior hierárquico que valida o registo depositado no repositório. Caso o Coordenador rejeite o registo, o depositante será informado via email com um comentário.
  4. O último exemplo de workflow apresenta todas as opções disponíveis para o workflow. O primeiro passo é um revisor que tem como papel a aceitação ou rejeição do registo, não podendo editar qualquer tipo de informação.

Em qualquer um dos vários passos, é possível associar um utilizador ou um grupo de utilizadores. No caso de se associar um passo do workflow a um grupo, apenas um desses utilizadores efectuará a verificação do registo, seja ele na fase de revição, coordenação ou edição de metadados.

Os workflows apresentados são apenas exemplos do que se pode criar, sendo que a designação atribuída aos vários passos do workflow podem também ser diferentes.


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